حسابات الدفع
يحافظ على استمرار استقبال الفواتير، والتحقق من صحتها، والمطابقة، وتوجيه الاستثناءات، وجاهزية الدفع.
الفواتير والإنفاق والمدفوعات
حل استثناءات الفواتير مع الصورة الكاملة.
اجمع أوامر الشراء، والإيصالات، وتأكيدات الخدمات، والفواتير في عرض واحد لحل أسرع وأكثر ثقة.
لمن هذا؟
مصمم للأشخاص الذين يتحملون القرار.
مطابقة الفواتير مخصصة للمؤسسات التي تحتاج إلى أن تكون قرارات المطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاهات مفهومة ومملوكة ومتصلة بالسجلات التي تشرحها.
فرق الحسابات الدائنة تحدد حالة المطابقة والأدلة المفقودة والمالك المسؤول التالي
المشتريات والمشترون يحلون أسئلة أوامر الشراء أو المورد أو السعر أو الكمية أو الشروط
المستلمون وأصحاب الخدمة والفرق المالية يؤكدون ما تم تسليمه أو قبوله أو نشره أو دفعه
عدسة المشتري
لفرق الحسابات الدائنة والمشتريات والعمليات لحل استثناءات الفواتير بسياق قليل جدًا.
مسألة الشراء لا تقتصر على ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل تتعلق بما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.
سياق أمر الشراء
سياق الإيصال
مسؤولو الاستثناءات
التحكم في المدفوعات
لماذا تستخدمه فرق العمل
اجعل الخطوة التالية واضحة.
يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.
ربط سياق المطابقة الثنائية والثلاثية
إبراز الاستثناءات بوضوح
جعل الملكية والخطوات التالية مرئية
الحفاظ على مسار الدفع خاضعاً للمساءلة
VendrNovaمدعوم بالذكاء الاصطناعيذكاء اصطناعي
التحكم في الفواتير
تم التحديث للتو · كل الكيانات
الفواتير قيد التدفق
624
+12.4%
مطابقة
86%
هذه الفترة
استثناءات
42
معينة
مستحقة قريباً
310 ألف دولار
الـ 14 يومًا القادمة
مطابقة ثلاثية86% مطابقة
أمر الشراء
PO-321654
الإيصال
GR-8942
فاتورة
INV-321654
صندوق الوارد للاستثناءات42 معينة
INV-321654
$18,400مطابقةINV-321655
$7,820مراجعةINV-321656
$45,000إيصال استلام مفقودإشارة التحكمتم تعيين 42 استثناء للفاتورة للمالكين.
سير العمل قبل وبعد VendrNova
الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.
تتضح قيمة الوحدة النمطية عندما يرى المشترون كيف يتغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.
قبل VendrNova
عدم التطابق يصبح مهمة بحث عن الكنز.
الفاتورة محظورة، ولكن الأشخاص الذين يمكنهم شرح الاختلاف غير واضح والسجلات منفصلة.
01
تفتقر المطابقة إلى السياق
يرى قسم الحسابات الدائنة وجود فرق دون رؤية واضحة للطلب أو الإيصال أو إدخال الخدمة أو الشروط أو المالك المسؤول.
02
تتحرك عملية الحل يدوياً
يتبادل المشتريات ومقدم الطلب والمورد والمستلم الرسائل لفهم الاختلاف.
03
تتزايد مخاطر الدفع
تبقى الفاتورة مفتوحة، ويفتقر المورد إلى معرفة الحالة، ولا يستطيع القسم المالي التنبؤ بالنتيجة بثقة.
مع VendrNova
يوضح الاستثناء ما يجب أن يحدث بعد ذلك.
يتم جمع أمر الشراء، والإيصال، والفاتورة، والأدلة، والمالك، والقرار معاً لكي يتمكن الفريق من الحل أو الموافقة بثقة.
01
مقارنة السجلات
عرض الطلب ذي الصلة، أو الإيصال أو إدخال الخدمة، والفاتورة، والشروط، ونتيجة المطابقة في مراجعة واحدة.
02
تعيين الاختلاف
إظهار سبب الاستثناء، والمالك، وطلب الأدلة، والإجراء الواجب اتخاذه بشكل مرئي.
03
إغلاق الحلقة
تسجيل الحل وترحيل النتيجة إلى الترحيل، والدفع، وحالة المورد، وسجل التدقيق.
الأدوار المعنية
المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.
يتحسن اعتماد المؤسسة عندما يتمكن كل صاحب مصلحة من رؤية الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.
المشتريات والمشتر
يملك سياق الشراء، وعلاقة المورد، ودقة الطلب، والحل التجاري.
الطالب والمستلم
يؤكد ما تم طلبه أو تسليمه أو قبوله أو الاعتراض عليه حتى يتم تسوية السجل.
مسؤول المالية ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
يحافظ على المسؤولية المالية، والترحيل، والدفع، والبيانات الرئيسية، ومسؤوليات التسوية.
التكامل، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والحوكمة، والأمن
يوجد التوافق المؤسسي في عمليات التسليم والاستلام.
يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما يتصل، وما يظل مرجعياً، وما هي الضوابط التي يجب مراجعتها قبل طرح المشروع.
إبقاء مسار الدفع مرتبطاً بسجلات المصدر.
يعتمد المطابقة على التبادل النظيف لأوامر الشراء، والبنود، والاستلام، وإدخالات الخدمة، والفواتير، والموردين، والكميات، والأسعار، والضرائب، والعملات، وبيانات الحسابات مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والعملية المالية.
- بيانات المورد، ورمز الشركة، والضريبة، والعملة، والحساب، والمشروع، ومركز التكلفة
- أوامر الشراء، وإيصالات البضائع، وإدخالات الخدمة، والفواتير، والموافقات، والاستثناءات
- نتائج المطابقة، والترحيل، والدفع، والموازنة، والحالة التي يتم إرجاعها إلى نظام السجلات
جعل الرقابة المالية مرئية عند حدوث الاستثناء.
يجب أن تحافظ ضوابط المطابقة على القاعدة المطبقة، أو التسامح أو الاستثناء، والأدلة، والمراجع، والموافقة، والقرار النهائي. افصل بين التأكيد التشغيلي والموافقة المالية واحمي بيانات الفواتير والموردين.
- فصل الأدوار عبر طالب الشراء، والمستلم، والمشتري، والمعتمد، وحسابات الموردين، وسلطة الدفع
- نتائج مطابقة قابلة للتتبع، وسبب الاستثناء، والمالك، والقرار، وسجل الموافقة
- مراجعة الأمان والخصوصية لمعلومات الفاتورة، والضرائب، والخدمات المصرفية، والموردين، والموظفين
نهج التنفيذ
قم بعمل الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.
ابدأ بأنواع الاستثناءات التي تُنشئ أكبر حجم أو تأخير في الدفع. قم بتعيين السجلات والمالكين المعنيين، وجرّب سيناريوهات ثنائية وثلاثية الاتجاه والخدمات، وقس جودة الحل بدلاً من معدل المطابقة فقط.
مبدأ التنفيذ
ابدأ من حيث تستهلك الاستثناءات أكبر قدر من الوقت.
حدد نطاق سير العمل بناءً على القرار، والبيانات، والمسؤولين، وعمليات التسليم التي يجب أن تعمل بعد الإطلاق، وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.
01
تحديد خط الأساس للمسار
رسم حالات التقاط، والتحقق، والإيصال، وإدخال الخدمة، والمطابقة، والموافقة، والترحيل، والدفع.
02
تحديد الاستثناءات
الاتفاق على رموز الأسباب، والملكية، والأدلة، التصعيد، والتسليم مرة أخرى إلى المشتريات أو الطالب.
03
تجربة السجل
اختبار السيناريوهات النموذجية ثنائية الاتجاه وثلاثية الاتجاه والقائمة على الخدمات مع الشؤون المالية والعمليات.
04
التوسع في الاتجاه المعاكس
استخدام تعلم الاستثناءات لتحسين طلبات الشراء، والطلبات، والإيصالات، والموردين، وضوابط الميزانية.
شهادات العملاء
يصبح التغيير التشغيلي أسهل في الثقة به عندما يستطيع العملاء تسميته.
استخدم صوت العميل أدناه نقطة بداية، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك، وأدوارك، وضوابطك، وأولوياتك الخاصة.
صوت العميل
“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80% من أوامر الشراء و95% من إيصالات البضائع (GRs)، وخفضنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.
تساعد الإجابات الواضحة أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتقنية المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.
ما هي مطابقة الفواتير ثنائية الاتجاه وثلاثية الاتجاه؟
تقارن المطابقة ثنائية الاتجاه بين الفاتورة وأمر الشراء. وتضيف المطابقة ثلاثية الاتجاه الإيصال أو تأكيد الخدمة بحيث يمكن للشؤون المالية التحقق مما تم طلبه واستلامه وإفوترته قبل الدفع.
كيف تعمل مطابقة الفواتير مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
يمكن لسير عمل المطابقة جلب سياق أمر الشراء، والإيصال، وإدخال الخدمة، والفاتورة، والمورد، والاستثناء في مراجعة واحدة مع استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وعملية الشؤون المالية لتسجيل المعاملات والترحيلات المعتمدة.
ما الذي يتسبب في استثناءات مطابقة الفواتير؟
تشمل الأسباب الشائعة أوامر الشراء المفقودة أو المتغيرة، أو اختلافات الكمية أو السعر، أو الإيصالات غير المكتملة، أو فجوات تأكيد الخدمة، أو مشكلات الضرائب أو العملات، أو الفواتير التي لا تشير إلى المعاملة المتوقعة.
من يجب أن يحل استثناء المطابقة؟
يعتمد المسؤول عن ذلك على السبب: يمكن لمسؤولي الاستلام أو الخدمة تأكيد التسليم، ويمكن للمشتريات حل الخلافات التجارية، ويمكن للموردين تصحيح المستندات، ويمكن للمالية الموافقة على النتيجة المحاسبية أو رفضها.
الخطوة التالية لمطابقة الفواتير
اجعل الاستثناء يفسر نفسه.
أحضر مساراً واحداً لعدم تطابق الفواتير إلى VendrNova واقترن به أمر الشراء، والإيصال، والفاتورة، والأدلة، والمسؤول، والقرار النهائي الذي يجب أن يحركه للأمام.