حسابات الدفع
يحافظ على استمرار استقبال الفواتير والتحقق منها ومطابقتها وتوجيه الاستثناءات وجاهزية الدفع.
الفواتير والإنفاق والمدفوعات
ربط ما تم طلبه بما تم استلامه.
منح العمليات، والمشتريات، والمالية سجلاً أوضح لاستلام البضائع وتأكيد الخدمات.
لمن هذا؟
مصمم للأشخاص الذين يتحملون القرار.
إيصال استلام البضائع وإدخال الخدمة مخصص للمؤسسات التي تعتمد فيها استلام البضائع وقبول الخدمة والموافقة على الفواتير على أشخاص لا يشاركون نفس النظام أو عرض الحالة.
تأكيد العمليات والمستلمين للبضائع والكمية والحالة والتوقيت
أصحاب الخدمة يؤكدون العمل المنجز والمعالم والجودة والقبول
فرق المشتريات والمالية تستخدم دليل الاستلام للتحكم في الفواتير والالتزامات والدفع
عدسة المشتري
لفرق العمليات والمشتريات والمالية التي تحتاج إلى تأكيد الاستلام والخدمة للحساب.
مسألة الشراء لا تقتصر على ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل تتعلق بما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.
استلام البضائع
تأكيد الخدمة
سياق الاستثناء
الحالة المشتركة
لماذا تستخدمه فرق العمل
اجعل الخطوة التالية واضحة.
يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.
تسجيل سياق الاستلام والخدمة
الحفاظ على الاستثناءات مرئية
دعم قرارات الفواتير الدقيقة
تحسين الحالة عبر الفرق والموردين
VendrNovaمدعوم بالذكاء الاصطناعيذكاء اصطناعي
التحكم في الفواتير
تم التحديث للتو · كل الكيانات
الفواتير قيد التدفق
624
+12.4%
مطابقة
86%
هذه الفترة
استثناءات
42
معينة
مستحقة قريباً
310 ألف دولار
الـ 14 يومًا القادمة
مطابقة ثلاثية86% مطابقة
أمر الشراء
PO-321654
الإيصال
GR-8942
فاتورة
INV-321654
صندوق الوارد للاستثناءات42 معينة
INV-321654
$18,400مطابقةINV-321655
$7,820مراجعةINV-321656
$45,000إيصال استلام مفقودإشارة التحكمتم تعيين 42 استثناء للفاتورة للمالكين.
سير العمل قبل وبعد VendrNova
الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.
تتضح قيمة الوحدة النمطية عندما يرى المشترون كيف يتغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.
قبل VendrNova
تنتظر الفاتورة تأكيدًا لا يمكن لأحد العثور عليه.
قامت المؤسسة بطلب أو استلام عمل، ولكن الدليل المطلوب للدفع متأخر أو منفصل.
01
يحدث الاستلام محليًا
يتم قبول السلع والخدمات من خلال الورق أو البريد الإلكتروني أو أداة محلية أو محادثة تشغيلية.
02
الحالة لا تصل إلى AP
لا يمكن للقسم المالي تحديد ما إذا كان الغياب يمثل مشكلة تسليم حقيقية أم تحديثًا مفقودًا للنظام.
03
المورد والمشتري يتابعان
تتابع الفرق التأكيد بينما تظل الفاتورة والالتزام وتوقعات الدفع مفتوحة.
مع VendrNova
يصبح استلام وقبول الخدمة جزءًا من مسار الدفع.
يمكن للمؤسسة رؤية ما تم طلبه وما تم استلامه أو قبوله وما هو مفقود ومن يجب أن يتصرف.
01
التقاط الدليل
تسجيل استلام البضائع أو إدخال الخدمة مع الطلب والسطر والمالك والتاريخ والكمية والسياق الداعم.
02
توجيه التأكيد
إعطاء المستلم أو مالك الخدمة إجراءً واضحًا وجعل الأدلة المفقودة أو المتنازع عليها مرئية.
03
دعم المطابقة
نقل التأكيد إلى مطابقة الفواتير وحل الاستثناءات والتسجيل واستعداد الدفع.
الأدوار المعنية
المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.
يتحسن اعتماد المؤسسة عندما يتمكن كل صاحب مصلحة من رؤية الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.
المشتريات والمشتري
يملك سياق الشراء، وعلاقة المورد، ودقة الطلب، والحل التجاري.
الطالب والمستلم
يؤكد ما تم طلبه أو تسليمه أو قبوله أو الاعتراض عليه ليتم تسوية السجل.
مالك الشؤون المالية ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
يحافظ على المسؤوليات المتعلقة بالسلطة المالية، والترحيل، والدفع، والبيانات الرئيسية، والمطابقة.
التكامل، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والحوكمة، والأمن
يوجد التوافق المؤسسي في عمليات التسليم والاستلام.
يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما يتصل، وما يظل مرجعياً، وما هي الضوابط التي يجب مراجعتها قبل طرح المشروع.
الحفاظ على مسار الدفع مرتبطاً بسجلات المصدر.
يجب أن تتماشى ملاحظات استلام البضائع (GRN) وإدخالات الخدمة مع بنود أمر الشراء والتسليم والمستودع أو سياق المشروع ومعالم الخدمة والكميات والقبول والفاتورة وتعيين الحسابات مع عمليات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والعمليات المالية.
- بيانات المورد، ورمز الشركة، والضريبة، والعملة، والحساب، والمشروع، ومركز التكلفة
- أوامر الشراء، وإيصالات البضائع، وإدخالات الخدمة، والفواتير، والموافقات، والاستثناءات
- نتائج المطابقة، والترحيل، والدفع، والميزانية، والحالة التي تتم إرجاعها إلى نظام السجلات
جعل الرقابة المالية مرئية عند الاستثناء.
يجب أن تفصل ضوابط الاستلام والخدمة بين سلطات طلب الشراء واستلام البضائع وقبول الخدمة والموافقة على الفواتير والدفع. احتفظ بالأدلة والتواريخ والمستخدمين والتغييرات والخلافات وقرارات الاستثناء.
- فصل الأدوار بين الطالب، والمستلم، والمشتري، والموافق، والحسابات الدائنة، وسلطة الدفع
- نتائج مطابقة قابلة للتتبع، وسبب الاستثناء، والمالك، والقرار، وتاريخ الموافقة
- مراجعة الأمان والخصوصية لمعلومات الفاتورة والضرائب والخدمات المصرفية والموردين والموظفين
نهج التنفيذ
قم بعمل الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.
ابدأ بفئة مادة أو خدمة يؤدي فيها عدم وجود تأكيد إلى استثناءات متكررة في الفواتير. قم بتعيين المالك التشغيلي والأدلة وتحديث نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومسار الاستثناء والتواصل مع المورد قبل التوسع.
مبدأ التنفيذ
ابدأ من حيث تستهلك الاستثناءات أكبر قدر من الوقت.
حدد نطاق سير العمل بناءً على القرار، والبيانات، والمسؤولين، وعمليات التسليم التي يجب أن تعمل بعد الإطلاق، وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.
01
تحديد خط الأساس للمسار
تخطيط حالات الالتقاط، والتحقق، والإيصال، وإدخال الخدمة، والمطابقة، والموافقة، والترحيل، والدفع.
02
تحديد الاستثناءات
الاتفاق على رموز الأسباب، والملكية، والأدلة، التصعيد، والتسليم مرة أخرى إلى المشتريات أو الطالب.
03
تجربة السجل
اختبار السيناريوهات النموذجية ثنائية الاتجاه، وثلاثية الاتجاه، والقائمة على الخدمات مع الشؤون المالية والعمليات.
04
التوسع في المنبع
استخدام التعلم الاستثنائي لتحسين طلبات الشراء، والأوامر، والإيصالات، والموردين، وضوابط الميزانية.
شهادات العملاء
يصبح التغيير التشغيلي أسهل في الثقة به عندما يستطيع العملاء تسميته.
استخدم صوت العميل أدناه نقطة بداية، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك، وأدوارك، وضوابطك، وأولوياتك الخاصة.
صوت العميل
“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80% من أوامر الشراء و95% من إيصالات البضائع (GRs)، وخفضنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.
تساعد الإجابات الواضحة أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتقنية المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.
ما هي سير عمل ملاحظات استلام البضائع (GRN) وإدخالات الخدمة؟
تسجل ملاحظة استلام البضائع (GRN) ما تم تسليمه، بينما تسجل إدخالات الخدمة أنه تم أداء خدمة أو معلم وقبوله. كلاهما يوفر دليلاً لقرارات الفواتير والدفع.
كيف ترتبط ملاحظات استلام البضائع (GRN) وإدخالات الخدمة بنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
يمكن لسير العمل أن يجعل التأكيد التشغيلي أوضح ويمرر النتيجة المقبولة إلى سجلات المشتريات والمالية في نظام تخطيط موارد المؤسسات. تعتمد مسؤولية النشر والموافقة الدقيقة على البيئة.
من يجب أن ينشئ إيصال استلام البضائع أو إدخال الخدمة؟
يجب على المستلم المسؤول أو مالك الخدمة تأكيد ما تم تسليمه أو أدائه، مع قيام المشتريات والمالية بتحديد الأدلة المطلوبة والتوقيت وحدود الموافقة.
كيف تحسن سير عمل الاستلام مطابقة الفواتير؟
إنها تمنح المطابقة رؤية موثوقة لما تم طلبه أو استلامه أو قبوله، مما يساعد على التمييز بين الاستثناء التجاري الحقيقي والدليل التشغيلي المفقود.
الخطوة التالية لإيصال استلام البضائع وإدخال الخدمة
ربط دليل التسليم بقرار الدفع.
جلب فجوة تأكيد الاستلام أو الخدمة إلى VendrNova ورسم خريطة للإجراء التشغيلي وتحديث نظام تخطيط موارد المؤسسات ومسار الاستثناء وتسليم الفاتورة.