المُقدم ومالك العمل
يشرح الحاجة والنتيجة والتوقيت والسياق التجاري قبل اختيار مسار الشراء.
الاستقبال والمشتريات
ادفع طلبات الشراء للأمام مع السياق المناسب.
اربط احتياجات العمل، والميزانية، والسياسة، والموافقة في مسار طلب واحد سهل المتابعة.
لمن هذا؟
مصمم للأشخاص الذين يتحملون القرار.
إدارة طلبات الشراء مخصصة للمؤسسات التي تبطئ فيها الموافقات بسبب انتشار الطلب والميزانية والسياسة والأساس المنطقي للأعمال عبر الأنظمة أو المحادثات.
المقدمون الذين يحتاجون إلى تقديم معلومات كاملة دون معرفة كل متطلبات التحكم
الموافقون الذين يحتاجون إلى سياق الميزانية والمورد والفئة والتوقيت والمخاطر في مراجعة واحدة
فرق المشتريات والمالية التي تحتاج إلى جسر قابل للتتبع من الطلب إلى الالتزام
عدسة المشتري
لفرق المالية والمشتريات وفرق الأعمال التي تحتاج إلى طلب يفسر نفسه.
مسألة الشراء لا تقتصر على ما إذا كانت هذه القدرة تعمل. بل تتعلق بما إذا كان الأشخاص المناسبون يمكنهم استخدامها وإدارتها ونقل السياق إلى الخطوة التالية.
استكمال تفاصيل الطلب
سياق الميزانية
مسؤولية موافقة واضحة
سجل القرارات
لماذا تستخدمه فرق العمل
اجعل الخطوة التالية واضحة.
يجب أن تزيل القدرة المركزة عدم اليقين من الأشخاص الذين يقومون بالعمل مع الحفاظ على قواعد العمل والمساءلة سليمة.
توحيد تفاصيل الطلب والموافقة
تطبيق السياسة قبل الالتزام
منح الموافقين المعلومات التي يحتاجونها
تتبع القرارات عبر المنظمة
VendrNovaمدعوم بالذكاء الاصطناعيذكاء اصطناعي
التحكم في الفواتير
تم التحديث للتو · كل الكيانات
الفواتير قيد التدفق
624
+12.4%
مطابقة
86%
هذه الفترة
استثناءات
42
معينة
مستحقة قريباً
310 ألف دولار
الـ 14 يومًا القادمة
مطابقة ثلاثية86% مطابقة
أمر الشراء
PO-321654
الإيصال
GR-8942
فاتورة
INV-321654
صندوق الوارد للاستثناءات42 معينة
INV-321654
$18,400مطابقةINV-321655
$7,820مراجعةINV-321656
$45,000إيصال استلام مفقودإشارة التحكمتم تعيين 42 استثناء للفاتورة للمالكين.
سير العمل قبل وبعد VendrNova
الانتقال من العمل المجزأ إلى قرار متصل.
تتضح قيمة الوحدة النمطية عندما يرى المشترون كيف يتغير العمل قبل وأثناء وبعد التسليم.
قبل VendrNova
الموافقة هي مطاردة للسياق المفقود.
قد يكون هناك طلب، لكن سجل القرار منتشر عبر التعليقات والمرفقات والمتابعة.
01
الطلب غير مكتمل
يتلقى الموافقون وصفًا أو مبلغًا دون السياق اللازم لفهم حاجة العمل.
02
حلقات المراجعة
تنتقل أسئلة الميزانية أو الفئة أو المورد أو السياسة عبر البريد الإلكتروني وتؤخر القرار.
03
يفقد السجل سبب الطلب
يحتوي أمر الشراء أو الفاتورة على المعاملة، ولكن ليس دائمًا على المنطق وراءها.
مع VendrNova
يصبح الطلب سجل قرار.
يحمل الطلب التفاصيل اللازمة للتوجيه والموافقة وإنشاء الالتزام وشرح القرار لاحقًا.
01
إكمال الطلب
جمع الغرض التجاري، والسلع أو الخدمات، والمورد، والتوقيت، والميزانية، والأدلة الداعمة.
02
المراجعة مع السياق
توجيه الموافقين المناسبين مع مراعاة السياسة والكيان والحد المالي والسياق المالي.
03
تسليم سلس
إنشاء أو تحديث سجل الشراء اللاحق دون فرض شرح ثانٍ.
الأدوار المعنية
المشتريات عمل مشترك. اجعل الملكية واضحة.
يتحسن اعتماد المؤسسة عندما يتمكن كل صاحب مصلحة من رؤية الجزء من سير العمل الذي يمتلكه والسياق الذي يحتاجه من الدور الذي يسبقه.
المشتريات
فرز الطلبات، وتعيين المسار الصحيح، والحفاظ على اتصال سياق الفئة والمورد.
المُعتمد والشؤون المالية
مراجعة السياسة، والموازنة، والكيان، والمخاطر بتفاصيل كافية لاتخاذ قرار في الوقت المناسب.
مسؤول تقنية المعلومات ونظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
يحافظ على الهوية، والبيانات الرئيسية، ومسؤوليات التكامل، وвод الحدود الخاصة بنظام السجل الأساسي.
التكامل، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والحوكمة، والأمن
يوجد التوافق المؤسسي في عمليات التسليم والاستلام.
يجب أن تساعد الصفحة التجارية مجموعة الشراء على فهم ما يتصل، وما يظل مرجعياً، وما هي الضوابط التي يجب مراجعتها قبل طرح المشروع.
ربط المدخل الرئيسي بالتنفيذ.
يجب أن يتوافق تصميم الطلب مع بيانات الطلب وتعيين حساب نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ومركز التكلفة، والمشروع، والميزانية، والمورد، والمادة أو الخدمة، والضريبة، وبيانات الموافقة. الحفاظ على الحدود بين تجربة طلب غنية والمعاملة المالية الموثوقة.
- البيانات الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات، والكيانات، ومراكز التكلفة، والمشاريع، والموازنات
- الهوية، والأدوار، والتفويض، وحدود الموافقة، وسمات السياسة
- طلبات الشراء، أوامر الشراء، الإيصالات، الفواتير، وعمليات تسليم الحالة
اجعل المسار السهل هو المسار الخاضع للمساءلة.
يجب أن توضح ضوابط طلب الشراء سلطة الموافقة، وملكية الميزانية، والتفويض، والاستثناءات، والتاريخ. راجع متطلبات الوصول والتدقيق للمرفقات، ومعلومات المورد، وسياق الأعمال الحساس.
- صلاحيات الأدوار والأقسام مع فصل واضح للمهام
- السياسة، والعتبة، والاستثناء، وتاريخ الموافقة المرفق بالطلب
- مراجعة أمنية تغطي الوصول، ومعالجة البيانات، وسجل التدقيق، ومعلومات الموردين أو الموظفين
نهج التنفيذ
قم بعمل الإصدار الأول مفيد وقابل للدعم.
اختر عائلة طلب شراء واحدة تعاني من احتكاك مستمر في الموافقة. اتفق على الحد الأدنى للطلب الكامل، وقم بتوجيهه عبر الموافقين الفعليين، وتحقق من تسليم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، واستخدم أنماط الاستثناءات لتحسين النموذج.
مبدأ التنفيذ
ابدأ بمسارات الطلبات التي يستخدمها الناس بالفعل.
حدد نطاق سير العمل بناءً على القرار، والبيانات، والمسؤولين، وعمليات التسليم التي يجب أن تعمل بعد الإطلاق، وليس فقط الشاشات التي تحتاج إلى تكوين.
01
تخطيط الطلب
حدد أنواع الطلبات، والمالكين، ونقاط اتخاذ القرار، والعمل خارج القناة المراد استبداله.
02
تصميم المسار
تحويل السياسة، والفئة، والكيان، والحد الأقصى، والمخاطر إلى مسار موجه.
03
تجربة التدفق
الاختبار مع طالبين ومعتمدين ممثلين، ثم تعديل النماذج، والقواعد، وعمليات التسليم.
04
التوسع مع الأدلة
إضافة مسارات شراء مجاورة بمجرد وضوح التبني، والملكية، والحالة اللاحقة.
شهادات العملاء
يصبح التغيير التشغيلي أسهل في الثقة به عندما يستطيع العملاء تسميته.
استخدم صوت العميل أدناه نقطة بداية، ثم اختبر نفس سير العمل مقابل أنظمتك، وأدوارك، وضوابطك، وأولوياتك الخاصة.
صوت العميل
“تمنحنا لوحة معلومات MIS الخاصة بـ VendrNova التحكم والقدرة. لقد قمنا بأتمتة 80% من أوامر الشراء و95% من إيصالات البضائع (GRs)، وخفضنا أوقات الموافقة من أيام إلى ساعات، وحصلنا على رؤية في الوقت الفعلي عبر شبكة الموردين لدينا.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
أجب عن الأسئلة التي تشكل قرار الشراء.
تساعد الإجابات الواضحة أصحاب المصلحة في المشتريات والمالية وتقنية المعلومات والأمن والأعمال على الدخول في نفس المحادثة.
ما هي إدارة طلبات الشراء؟
تنظم إدارة طلبات الشراء عمليات الطلب، والمراجعة، والموافقة، والتسليم التي تحدث قبل إنشاء أمر شراء أو أي التزام آخر.
ما المعلومات التي يجب أن يتضمنها طلب الشراء؟
التفاصيل الصحيحة تعتمد على الفئة، ولكنها عادة تتضمن الغرض التجاري، الصنف أو الخدمة، الكمية، التوقيت، المورد أو المصدر، الكيان، الميزانية أو تخصيص الحساب، والسياق الداعم للموافق.
هل يمكن لإدارة طلبات الشراء أن تعمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
نعم. يمكن لسير عمل المشتريات جمع وتوجيه السياق بينما يظل نظام تخطيط موارد المؤسسات هو المرجع الأساسي للسجلات المالية والمعاملات. يجب تصميم عملية التسليم حول البيانات التي يمتلكها كل نظام.
كيف تقلل الشركات من وقت الموافقة على طلبات الشراء؟
ابدأ بتحسين اكتمال البيانات عند التقديم، والتوجيه إلى المعتمد الصحيح، وعرض سياق الميزانية والسياسة، وجعل الاستثناءات والمسؤولية واضحة بدلاً من الاعتماد على المتابعة اللاحقة.
الخطوة التالية لإدارة طلبات الشراء
حوّل طلب الشراء إلى قرار واثق.
أحضر مسار موافقة واحد به الكثير من الحلقات إلى VendrNova وانظر كيف يمكن أن يظل الطلب والميزانية والسياسة والالتزام اللاحق متصلين.